SharePoint-Speicher kostet mehr, als die meisten KMU ahnen – und was man dagegen tun kann
von Vito Cudemo, Founder & IT Specialist
Viele KMU reagieren erst, wenn SharePoint bereits bei 150 % der ursprünglich geplanten Speichernutzung liegt. Dann wird zusätzlicher Hauptspeicher nachgekauft, meist für rund CHF 0.20 pro GB und Monat.
Auf den ersten Blick wirkt das moderat. 500 GB zusätzlicher Speicher bedeuten aber bereits rund CHF 100 pro Monat, 1 TB rund CHF 200 pro Monat. Und diese Kosten laufen dauerhaft weiter.
Das eigentliche Problem ist selten nur die Rechnung. In überfüllten Umgebungen sammeln sich Datei-Leichen: alte Projektordner, Duplikate, veraltete Versionen und Unterlagen ohne operativen Nutzen. Gleichzeitig wird die tägliche Arbeit langsamer, weil Mitarbeitende relevante Dateien schlechter finden und mehr Zeit mit Suchen statt mit Arbeiten verbringen.
Wie SharePoint-Speicher kalkuliert wird
SharePoint Online liefert einem Tenant eine Basisspeichermenge: 1 TB pro Organisation plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer. Bei 20 Benutzern sind das 1,2 TB. Klingt viel – ist es für aktiv genutzte Umgebungen mit vielen Dokumenten, Teams-Dateien und langen Unternehmenshistorien aber oft nicht.
Sobald dieses Kontingent aufgebraucht ist, bietet Microsoft zusätzlichen Speicher über das Microsoft 365 Admin Center an. Der Preis: USD 0.20 pro GB pro Monat, was je nach Wechselkurs in etwa CHF 0.20 entspricht. Dieser Preis gilt für jeden einzelnen Gigabyte – unabhängig davon, ob dieser Speicher von einer aktiven Arbeitsdatei oder einer nie mehr angerührten Offerte aus dem letzten Jahrzehnt belegt wird.
Das Grundproblem ist kein technisches: Es ist ein Aufräumproblem, das sich über Jahre aufgebaut hat und das kein Mensch freiwillig löst, weil es weder dringend genug noch delegierbar genug ist.
Was die Ablage mit der Zeit macht
Einer der verlässlichsten Mechanismen in IT-Umgebungen ist, dass Speicher voll wird. Nicht weil Mitarbeitende fahrlässig sind, sondern weil die meisten Ablagesysteme keine automatische Bereinigung kennen. Was einmal hochgeladen wird, bleibt.
Dazu kommt, dass SharePoint in den letzten Jahren der Standardablageplatz für Teams-Dateien geworden ist. Jeder Kanal, jede Besprechung, jede gemeinsam bearbeitete Datei landet irgendwo in SharePoint – oft ohne dass die Nutzer es bewusst wahrnehmen. Das Resultat ist eine Sammlung von Dateien, die niemand aktiv angelegt hat und die niemand bewusst löscht.
Eine Studie von IDC aus 2023 schätzt, dass in typischen Unternehmensumgebungen über 30 % der gespeicherten Daten als «ROT» einzustufen sind: redundant, veraltet, trivial. In KMU-Umgebungen, die wir betreuen, ist dieser Anteil oft höher – weil es nie eine Bereinigungsphase gab und weil die Ablage meistens organisch gewachsen ist, ohne Governance-Konzept.
Warum manuelles Aufräumen keine Option ist
Der naheliegende Gedanke: Jemanden hinsetzen, durch die Ordner gehen, alte Dateien löschen oder verschieben. Klingt machbar. Ist es in der Praxis nicht.
Erstens dauert es. Eine gut gefüllte SharePoint-Umgebung mit mehreren Sites und hunderten Unterordnern kann Tage brauchen, wenn man sie manuell durcharbeitet. Zeit, die niemand hat.
Zweitens ist unklar, was gelöscht werden darf. Wer entscheidet, ob ein Projektordner aus 2020 noch gebraucht wird? Wer kennt die rechtlichen Aufbewahrungsfristen für welche Dokumenttypen? Im Zweifelsfall wird nichts gelöscht – was den Speicherbedarf nicht senkt.
Drittens: Selbst wenn jemand aufräumt, wächst der Speicher sofort wieder nach. Das einmalige Aufräumen löst das strukturelle Problem nicht.
Die Kostenlogik hinter Archivierung
Was viele nicht auf dem Radar haben: Eine Archivlösung muss nicht teuer sein – und sie spart oft deutlich mehr, als sie kostet.
Das Prinzip ist simpel: Dateien, die seit einer definierten Zeit nicht mehr angefasst wurden, werden aus dem teuren SharePoint-Speicher in ein günstigeres Archivziel verschoben. Gebräuchliche Archivziele sind eine separate SharePoint-Archiv-Site oder – wirtschaftlich attraktiver – eine dedizierte OneDrive-Lizenz.
Der Preisunterschied ist der entscheidende Punkt. Während extra SharePoint-Speicher bei CHF 0.20 pro GB beginnt, kostet eine OneDrive-Lizenz mit grossem Speichervolumen einen Bruchteil davon – für einen fixen Monatsbetrag statt einem variablen Preis pro Gigabyte.
Für ein KMU, das 500 GB an inaktiven Dateien aus SharePoint auslagert, bedeutet das: Statt CHF 100 pro Monat für extra SharePoint-Speicher fällt nur noch der Preis für eine einzige zusätzliche Lizenz an – und SharePoint hat wieder Luft.
Und was ist mit Microsoft 365 Archive?
Viele IT-Verantwortliche prüfen an dieser Stelle Microsoft 365 Archive. Klingt zunächst sinnvoll, weil es direkt aus dem Microsoft-Ökosystem kommt. In der Praxis gibt es aber ein paar Punkte, die oft zu spät sichtbar werden.
Erstens ist die Steuerung stark richtlinienbasiert und in der Regel nur mit zusätzlichen Lizenzbausteinen wirklich brauchbar. Ohne diese Zusatzlizenzen bleibt der Automatisierungsgrad begrenzt: viel manuelle Nacharbeit, wenig operative Kontrolle und kaum flexible Regeln pro Bereich oder Team.
Zweitens löst Microsoft 365 Archive das Kostenproblem nicht automatisch. Archivdaten nutzen zuerst ebenfalls das inkludierte Speicherkontingent. Ist dieses aufgebraucht, fallen zusätzliche Speicherkosten an – in vielen Kalkulationen rund CHF 0.05 pro GB und Monat. Damit ist es günstiger als teurer SharePoint-Hauptspeicher, aber eben nicht kostenneutral.
Drittens fehlt häufig die Transparenz, die KMU im Alltag brauchen: Welche Dateien werden wann verschoben, welche bleiben aktiv, was wurde aus Compliance-Gründen bewusst behalten, und wo entstehen neue Speicher-Hotspots? Genau dort entscheidet sich, ob Archivierung nur ein Ablageortwechsel ist oder eine echte Entlastung.
Was Archivierung technisch bedeutet
Ein Archivierungsprozess ist konzeptionell einfach: Prüfe regelmässig, welche Dateien seit X Jahren nicht mehr geöffnet oder verändert wurden. Verschiebe diese Dateien in das definierte Archivziel. Protokolliere, was verschoben wurde.
Die Tücken stecken im Detail: Werden verknüpfte Dateien mitgezogen? Was passiert mit Dateien, die zwar selten geöffnet werden, aber auf die interne Links verweisen? Werden gelöschte Dateien aus dem Archiv auch entfernt?
Gut implementiert ist ein Archivierungsprozess vollständig automatisiert und läuft im Hintergrund ohne manuellen Eingriff. Neu hinzukommende Dateien werden beim nächsten Lauf geprüft. Dateien, die reaktiviert werden – weil jemand ein altes Dokument wieder braucht – könnten theoretisch zurückverschoben werden, bleiben aber in der Regel im Archiv zugänglich.
Die Konfiguration sollte einfach bleiben: Welche Sites archivieren? Ab wie vielen Jahren Inaktivität? Wohin? Diese Einstellungen sollten ohne Entwickleraufwand änderbar sein – idealerweise direkt in SharePoint, ohne externes Admin-Portal.
Was das für Schweizer KMU bedeutet
Schweizer KMU haben in der Regel keine dedizierte IT-Abteilung, die sich um Speicherhygiene kümmert. SharePoint wird eingerichtet, Mitarbeitende laden Dateien hoch, und irgendwann meldet das System, dass der Speicher voll ist.
Wer dann nur reagiert – also Speicher nachkauft – zahlt langfristig mehr, als nötig wäre. Die Investition in einen automatisierten Archivierungsprozess amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb eines Jahres.
Hinzu kommt: Übersichtlichere SharePoint-Umgebungen sind schneller, einfacher zu durchsuchen und haben weniger Angriffsfläche für unstrukturierte Daten. Das ist kein Marketing – das ist die Erfahrung aus Umgebungen, die wir vor und nach einer Bereinigung verglichen haben.
Wir haben einen eigenen SharePoint Archiver entwickelt, den wir bei unseren Managed-IT-Kunden einsetzen. Er erkennt alle Sites automatisch, lässt sich direkt in SharePoint konfigurieren und läuft vollautomatisch. Für Managed-IT-Kunden ist er kostenlos inklusive. Mehr dazu hier.