Intelligente Dokumentensuche
Dokumentensuche für Unternehmen – Sekunden statt Stunden.
Volltextsuche über NAS, Netzlaufwerke und lokale Ordner. Inbetriebnahme typischerweise ein halber Tag. Optional Anbindung an die Unternehmens-KI für Fragen in natürlicher Sprache. On-premise, Daten verlassen Ihr Netzwerk nicht.
Dokumente suchen kostet Zeit
Viele Dokumente liegen auf NAS oder Netzlaufwerken – Ordnerstrukturen veralten, Dateinamen sind inkonsistent. Windows-Suche und Finder durchsuchen nur Dateinamen, nicht den Inhalt. Mit jedem Jahr wächst das Volumen.
Typische Folgen: hoher Zeitaufwand für die Suche, Wissensverlust bei Mitarbeiterwechsel, doppelte Arbeit weil vorhandene Dokumente nicht gefunden werden.
Zeitverlust
Lange Suche nach Dokumenten, die per Volltextsuche in Sekunden auffindbar wären.
Wissensverlust
Ablagestruktur hängt an Personen; bei Wechsel fehlt das Wissen.
Doppelte Arbeit
Dokumente werden neu erstellt, obwohl sie bereits existieren.
Einrichtung
Basis-Installation typischerweise ein halber Tag. Mit KI-Anbindung 1–2 Tage. Danach läuft die Indexierung automatisch.
Analyse
~30 Min
Welche Quellen sollen indexiert werden? NAS-Pfade, Netzlaufwerke, Berechtigungen klären.
Installation
~2–4 Stunden
Docker-Stack auf Ihrem Server deployen, Quellen anbinden, Erstindexierung starten.
Indexierung
Automatisch
Das System indexiert alle Dokumente im Hintergrund. Je nach Volumen einige Stunden.
Produktiv
Sofort
Mitarbeitende öffnen die Web-Oberfläche und suchen. Keine Schulung nötig – die Bedienung ist selbsterklärend.
Volltextsuche
Indexierung von NAS, Netzlaufwerken, lokalen Ordnern – beliebig viele Quellen. Textextraktion inkl. OCR für gescannte PDFs. Relevanz-Ranking, Hervorhebung der Fundstellen, direkter Zugriff auf das Originaldokument. Automatisches Re-Indexing im konfigurierbaren Intervall.
Über 20 Formate (PDF, Office, ODF, TXT, CSV, HTML u. a.). On-premise, DSG-konform.
Suche
- Inhalte, nicht nur Dateinamen
- Relevanz-Ranking, Highlighting
- Direkter Dateizugriff
Indexierung
- Mehrere Quellen gleichzeitig
- Inkrementell, konfigurierbarer Intervall
- Gelöschte Dateien werden aus dem Index entfernt
Optional: KI-gestützte Dokumentensuche
Anbindung an unsere Unternehmens-KI-Plattform: Die KI durchsucht den Dokumentenindex und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache mit Quellenangabe. Lokale Sprachmodelle ab 4B Parametern, ohne GPU, on-premise.
Nur Volltextsuche
Stichwortsuche über Inhalte und Dateinamen, OCR, Web-UI. Kein KI-Modell nötig.
Volltextsuche + KI
Fragen in natürlicher Sprache, zusammengefasste Antworten, Quellenangaben. On-premise.
Anwendungsfälle Dokumentensuche
Typische Anwendungen: Lieferantenvereinbarungen oder Offerten finden (Buchhaltung, Verkauf), Reglemente und Vertragsklauseln per Volltextsuche oder KI-Frage (HR, Geschäftsleitung). Inhalte werden durchsucht, unabhängig von Dateiname oder Ordner.
Buchhaltung / Verkauf
Vereinbarungen, Offerten, Konditionen per Stichwort oder KI-Frage finden.
HR
Spesenreglement, Richtlinien – Suche im Inhalt, nicht nur im Dateinamen.
Geschäftsleitung
Vertragsklauseln in langen Dokumenten per KI-Frage extrahieren.
Netzlaufwerk / NAS
Volltextsuche über bestehende Ablagen, ohne alles umzulegen.
Technologie
Basiert auf OpenSearch. Läuft als Docker-Container-Stack in Ihrer Infrastruktur. Installation, Konfiguration und Wartung übernehmen wir.
Technologie-Stack
- OpenSearch 2.x
- Docker / Container
- Tesseract OCR
- Python Indexer
- Hybride Textextraktion
- Web-UI (responsiv)
- REST-API
- Lokale LLMs (optional)
- Inkrementelle Indexierung
- Multi-Source Support
- White-Label-fähig
Dokumentensuche für Ihr Unternehmen
Volltextsuche über NAS und Netzlaufwerke, optional mit KI. Kurzes Gespräch zur Einordnung – unverbindlich.
FAQ
Kann man NAS und Netzlaufwerk durchsuchen?
Ja. Unsere intelligente Dokumentensuche indexiert beliebig viele Quellen gleichzeitig – NAS, Netzlaufwerke, lokale Ordner oder gemountete Shares. Ein zentraler Volltextindex, eine Suche über alle Dokumente.
Welche Dateiformate unterstützt die Dokumentensuche?
PDF, Word (DOC/DOCX), Excel (XLS/XLSX), PowerPoint (PPT/PPTX), TXT, CSV, HTML, RTF und OpenDocument (ODT, ODS, ODP). Gescannte PDFs werden per OCR lesbar gemacht. Auf Wunsch auch Bilder (JPG, PNG, TIFF) mit Texterkennung.
Wie oft wird der Suchindex aktualisiert?
Der Indexer läuft automatisch im konfigurierbaren Intervall – standardmässig alle 6 Stunden. Neue und geänderte Dokumente werden erkannt, gelöschte Dateien aus dem Index entfernt. Bei Bedarf ist ein sofortiger Reindex möglich.
Verlassen Dokumente das Unternehmen bei der Dokumentensuche?
Nein. Die Lösung läuft on-premise in Ihrer Infrastruktur. Keine Cloud, kein externer Server – der gesamte Index liegt in Ihrem Netzwerk. DSG-konform.
Wie viel Zeit verschwenden Mitarbeiter mit Dokumentensuche?
Studien nennen durchschnittlich rund 1,8 Stunden pro Tag pro Mitarbeiter für die Suche nach Informationen und Dokumenten. Ursachen: veraltete Ordnerstrukturen, Suche nur nach Dateinamen (Windows/Finder durchsuchen nicht den Inhalt). Volltextsuche über Inhalte reduziert den Aufwand deutlich.
Dokumentensuche mit KI – was bringt das?
Die intelligente Dokumentensuche lässt sich an unsere Unternehmens-KI-Plattform anbinden. Statt nur Stichwörter: Fragen in natürlicher Sprache (z. B. «Welche Konditionen haben wir mit Lieferant X?»). Die KI durchsucht den Index und liefert eine zusammengefasste Antwort mit Quellenangabe.
Warum nicht alle Dokumente per RAG in die KI laden?
RAG eignet sich für ausgewählte Kerndokumente (Handbücher, Reglemente). Für die gesamte Ablage – oft Zehntausende Dateien – wäre der Speicherbedarf für Vektor-Embeddings enorm. Die Dokumentensuche indexiert dieselben Dokumente mit einem Bruchteil der Ressourcen; die KI greift bei Bedarf auf den Suchindex zu.
Braucht man für Dokumentensuche GPU oder teure Hardware?
Nein. Volltextsuche läuft auf Standard-Server-Hardware. Für die optionale KI-Anbindung mit lokalen Sprachmodellen reicht ein kompakter Server – Modelle ab 4 Milliarden Parametern laufen ohne GPU.
Was kostet Dokumentensuche für Unternehmen?
Die Kosten hängen von der Anzahl Quellen, dem Dokumentenvolumen und einer optionalen KI-Anbindung ab. Die Basis-Suchmaschine hat eine einmalige Setup-Pauschale und geringe laufende Kosten. Individuelles Angebot, keine versteckten Kosten.
Wie lange dauert die Einrichtung einer Dokumentensuche?
Basis-Installation typischerweise ein halber Tag. Danach indexiert das System automatisch – je nach Volumen einige Stunden. Mit KI-Anbindung insgesamt 1–2 Tage. In der Regel innerhalb einer Woche produktiv.
Auf welcher Technologie basiert die Dokumentensuche?
OpenSearch – dasselbe Suchframework, das z. B. Amazon, SAP und die NASA einsetzen. Das System läuft als Docker-Container-Stack in Ihrer Infrastruktur. Installation, Konfiguration und Wartung übernehmen wir.
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