3CX Bexio Sync – KMU-Tool von Solity
Bexio-Kontakte im 3CX-Telefonbuch. Automatisch.
Kunden und Lieferanten ändern sich – aber das Telefonbuch auf dem Deskphone bleibt stehen. Die 3CX Bexio Sync hält die Kontakte aus Bexio automatisch in Microsoft 365 und damit im 3CX-Telefonbuch aktuell. Ohne CSV-Export, ohne manuellen Aufwand, ohne vergessene Nummern.
Unverbindlich · 30 Minuten · Auf Deutsch
Das Telefonbuch-Problem in Schweizer KMU
Bexio ist bei Schweizer KMU das meistgenutzte CRM – und 3CX eine der verbreitetsten Telefonanlagen. Beide Systeme arbeiten hervorragend, aber sie sprechen nicht miteinander. Und genau das ist im Alltag ein Problem.
Neue Kunden werden in Bexio erfasst. Mitarbeiter wechseln die Nummer. Lieferanten ändern die E-Mail-Adresse. All diese Änderungen kommen im 3CX-Telefonbuch nicht an – es sei denn, jemand pflegt sie manuell nach. Das passiert in der Praxis selten, und wenn, dann unvollständig.
Das Resultat: Veraltete Rufnummern auf dem Deskphone, falsche Kontakte im Firmenverzeichnis und Mitarbeitende, die Kundennummern mühsam im CRM nachschlagen statt direkt auf dem Bildschirm zu sehen.
Veraltete Rufnummern
Kontakte ändern sich in Bexio, aber das 3CX-Telefonbuch bleibt stehen.
Manuelle Pflege
CSV-Exporte, manuelle Imports, vergessene Aktualisierungen – zeitaufwändig und fehleranfällig.
Verpasste Anrufe
Unbekannte Nummern, keine Zuordnung zu Kunden – der Empfang weiss nicht, wer anruft.
Bexio und 3CX. Verbunden. Automatisch.
Die 3CX Bexio Sync überträgt Kontakte aus Bexio automatisch in ein Microsoft 365-Postfach – und 3CX liest daraus sein Telefonbuch. Kein CSV-Export, kein manueller Import, keine vergessenen Nummern.
Das Tool verbindet Bexio über dessen API mit Microsoft 365 (Microsoft Graph) und legt die Kontakte in einem geteilten Postfach ab. 3CX greift auf dieses Postfach als zentrales Firmenverzeichnis zu. Die Synchronisation läuft automatisch – standardmässig einmal täglich, konfigurierbar nach Bedarf.
Synchronisiert werden Name, Firma, E-Mail-Adressen, Geschäftstelefon, Mobilnummer und Geschäftsadresse. Optional können Kontaktrelationen aus Bexio genutzt werden, um Personenkontakte mit den Firmendaten anzureichern – sodass auf dem Deskphone nicht nur der Name, sondern auch die Firma angezeigt wird.
So einfach läuft die Synchronisation
Bexio
Kontakte und Relationen werden über die API abgerufen.
Microsoft 365
Kontakte werden im geteilten Postfach erstellt oder aktualisiert.
3CX
Das Telefonbuch liest die Kontakte aus dem Postfach.
In vier Schritten zum synchronen Telefonbuch
- 01
Voraussetzungen klären
Sie benötigen Bexio mit API-Zugriff und einen Microsoft 365-Tenant. Wir prüfen die Umgebung und klären, welche Daten synchronisiert werden sollen.
- 02
Verbindung einrichten
Wir konfigurieren die Bexio-Authentifizierung (OAuth oder API-Token) und erstellen die Microsoft Entra-App-Registrierung mit den nötigen Berechtigungen für das geteilte Postfach.
- 03
Erstsynchronisation
Beim ersten Lauf werden alle Bexio-Kontakte in das Microsoft 365-Postfach übertragen. Der Dry-Run-Modus erlaubt eine vorherige Kontrolle ohne Änderungen.
- 04
Automatischer Betrieb
Ab jetzt läuft die Synchronisation automatisch. Neue Kontakte werden erstellt, geänderte aktualisiert und – falls gewünscht – gelöschte Kontakte werden entfernt. Solity überwacht den Betrieb.
Was die 3CX Bexio Sync kann
Volle Kontakt-Synchronisation
Name, Firma, E-Mails, Geschäftstelefon, Mobilnummer und Adresse – alle relevanten Daten werden übertragen und aktuell gehalten.
Kontaktrelationen aus Bexio
Personenkontakte werden automatisch mit den zugehörigen Firmendaten angereichert – inklusive Firmenname und -adresse aus den Bexio-Relationen.
Intelligente Änderungserkennung
Content-Hashing erkennt, welche Kontakte sich tatsächlich geändert haben – und aktualisiert nur diese. Effizient und ressourcenschonend.
Automatisches Cleanup
Kontakte, die in Bexio nicht mehr existieren, werden erkannt und – falls gewünscht – automatisch entfernt. Keine verwaisten Einträge.
Enterprise-Grade Sicherheit
Azure Key Vault für Secrets, Managed Identity für Ressourcenzugriff, OAuth 2.0-Authentifizierung bei Bexio. Alles auf Schweizer Infrastruktur.
Dry-Run zum Testen
Vor dem ersten echten Lauf kann der Dry-Run-Modus aktiviert werden. Er zeigt genau, was passieren würde – ohne Daten zu verändern.
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Häufig gestellte Fragen
- Wie funktioniert die Synchronisation technisch?
- Die Synchronisation läuft als Azure Function App: Sie ruft die Kontakte regelmässig über die Bexio-API ab, gleicht sie mit den bestehenden Kontakten im Microsoft 365-Postfach ab und erstellt, aktualisiert oder entfernt sie bei Bedarf. Das 3CX-Telefonbuch greift auf dieses Postfach zu. Alles läuft automatisch im Hintergrund.
- Wie oft werden die Kontakte aktualisiert?
- Standardmässig einmal täglich – meist nachts. Der Zeitpunkt ist frei konfigurierbar. Bei Bedarf kann die Frequenz erhöht werden.
- Welche Kontaktdaten werden synchronisiert?
- Name, Firma, E-Mail-Adressen (bis 3 pro Kontakt), Geschäftstelefon, Mobiltelefon und Geschäftsadresse. Bei Personenkontakten kann zusätzlich der Firmenname und die Firmenadresse aus den Bexio-Kontaktrelationen übernommen werden.
- Was passiert, wenn ein Kontakt in Bexio gelöscht wird?
- Das Verhalten ist konfigurierbar. Standardmässig werden verwaiste Kontakte (die nicht mehr in Bexio existieren) im Ziel erkannt und können automatisch entfernt werden. Alternativ bleibt der Kontakt bestehen.
- Ist eine Bexio- oder Microsoft-Lizenz nötig?
- Ja. Sie benötigen einen Bexio-Account mit API-Zugriff und einen Microsoft 365-Tenant mit einem geteilten Postfach (Shared Mailbox). Die Microsoft Entra-App-Registrierung übernehmen wir.
- Was kostet die 3CX Bexio Sync?
- Für Managed-IT-Kunden ist die 3CX Bexio Sync kostenlos inklusive. Für alle anderen: Einfach melden – wir klären gemeinsam, ob die Lösung für Ihre Umgebung passt.
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