SharePoint-Archivierung für KMU: Speicher sparen ohne Daten zu verlieren
von Vito Cudemo, Founder & IT Specialist
SharePoint voll – was jetzt?
Wenn Microsoft 365 meldet, dass der SharePoint-Speicher knapp wird, ist das selten überraschend. Teams-Dateien, Projektordner und Jahre an Ablage wachsen kontinuierlich. Der erste Reflex: Speicher nachkaufen. Das löst das Problem kurzfristig, nicht strukturell.
Die eigentliche Frage lautet: Welche Dateien werden seit Monaten oder Jahren nicht mehr geöffnet – und blockieren trotzdem teuren Hauptspeicher?
Archivierung statt Löschen
Automatische Archivierung verschiebt inaktive Dateien in ein günstigeres Ziel: eine dedizierte Archiv-Site oder ein OneDrive-Archiv. Die Ordnerstruktur bleibt erhalten, Links funktionieren weiterhin über das Archiv, und aktive Projekte bleiben im schnellen SharePoint-Hauptspeicher.
Typische Regel: Dateien, die seit drei oder mehr Jahren nicht bearbeitet wurden, wandern ins Archiv. Der Prozess läuft im Hintergrund – ohne dass jemand manuell durch Tausende Ordner klicken muss.
Was KMU beachten sollten
Drei Punkte entscheiden, ob Archivierung im Alltag funktioniert:
- Transparenz: Wer sieht, was verschoben wurde? Ein Audit-Log ist Pflicht.
- Ausnahmen: Bestimmte Bibliotheken oder Compliance-Ordner dürfen ausgeschlossen werden.
- Konfiguration ohne Entwickler: IT-Verantwortliche sollten Schwellwerte und Ziele selbst anpassen können.
Bei Managed-IT-Kunden setzen wir den SharePoint Archiver ein – konfigurierbar direkt in SharePoint, vollautomatisch, für Kunden ohne Aufpreis inklusive.
Fazit
SharePoint-Archivierung ist kein Luxusprojekt, sondern Hygiene. Wer Speicher nur nachkauft, zahlt dauerhaft mehr. Wer strukturiert archiviert, senkt Kosten und macht die aktive Ablage wieder übersichtlich.
Mehr zum Produkt: SharePoint Archiver. Managed IT inklusive: IT-Kostenrechner.